背景ロゴ

はじめに

こんにちは。総務課長です。 われわれは、文化委員会を管理運営するのが仕事です。(「庶務課」と何が違うのか分からない不親切なネーミングなので、英訳=Management=の方が分かりやすいでしょう。)


文化委員会は前年7月に始動し、257人の委員を擁する大規模組織ですから、組織自体を動かすのも一苦労です。 そこで今年新たに組織されたのが総務課で、43人が従事しています。257人中43人というと管理に割くには多すぎる人数に思えますが、わが委員会は委員がさまざまな仕事を兼任しているので、こんな感じになります。委員会組織については次回詳しく書こうと思います。


今回は、総務課の主要業務の一である、記録業務について説明します。

記録とは

記録業務は、委員会各部のさまざまな活動を記録する業務です。


学校という組織の特質上、委員会は毎年代替わりしますから、引き継ぎが大変重要になります。 しかし、幹部の中には、文化祭が終わると燃え尽きてしまったり、受験勉強に忙しくなってしまったりで、引き継ぎを満足に書けない人もいます。また、委員会は前年7月から始動するため、文化祭が終わる5月になると記憶があやふやだったりします。


そこで、われわれが代わりに文化委員会の「日記」を付けるのです。

どうやって?

前年10月以降、毎回「作成基準日」を定めて、基準日時点の進度を一斉に調査します。 基準日は、当初は約1カ月おきですが、活動が活発になると間隔が縮み、直前期には1週間以内間隔になります。


総務課員は、聴取対象となる各課の幹部に付いて、基準日になると、それまでの活動内容を聞き取ります。 これを課ごとに書面にまとめ、各課長の検認・署名を受けて、保存します。 記録は、生徒なら誰でもいつでも閲覧することができます。閲覧したい方は生徒会室にお越しください。

誰が使う?

今年初めての試みであるため、分からないことも多いですが、各幹部が引き継ぎ資料を作る際の参考にしたり、来年以降の幹部が参照したりすることを想定しています。 詳細かつ正確な資料を次世代に引き継ぐことで、委員会の長期的な発達に資することを究極の目的としています。 来年以降の委員会でも、記録が蓄積されていくことを願っています。